Đổi mới cách làm việc từ xa, ở nhà như thế nào? GTCtelecom hướng hướng dẫn quản lý nhóm từ xa này để giúp bạn trở thành người lãnh đạo tốt nhất và phát triển mạnh mẽ trong môi trường ảo với thiết bị Jabra được nhiều người lựa chọn.
Chúng ta đang ở trong thời kỳ chưa từng có trên khắp thế giới, chứng kiến những thay đổi không lường trước được trong xã hội đang tác động đến tất cả chúng ta. Đối với nhiều người, việc đột ngột chuyển sang làm việc tại nhà đã ảnh hưởng không nhỏ đến công việc và cuộc sống cá nhân của chúng ta.
Với niềm tin lâu dài về lợi ích của làm việc từ mọi nơi, chúng tôi đã tổng hợp hướng dẫn này để giúp các nhà quản lý, nhân viên và các công ty mới làm việc từ xa thích nghi và thành công trong môi trường này.

Sử dụng những mẹo và những lời khuyên thiết thực này, được biên soạn bởi chính những người làm việc từ xa của chúng tôi, để giúp bạn tiếp tục gắn bó, làm việc hiệu quả và khỏe mạnh trong văn phòng mới tại nhà của mình.
Đối với các công ty
- Cách tạo và triển khai các hệ thống làm việc từ xa
- Đối với các tổ chức không quen có các nhóm phân tán, đó có thể là một sự gián đoạn lớn. Dưới đây là những điều bạn cần suy nghĩ ở cấp công ty để quản lý thành công các tổ chức ảo phân tán.
- Các thiết bị Jabra cùng với các nền tảng cộng tác như Microsoft Teams và Zoom cung cấp một giải pháp dễ sử dụng.
  + Đảm bảo nó đến từ đầu: Làm việc từ xa mang lại rất nhiều thay đổi và cần được cả CEO và C-Suite tham gia và thực hành. Đảm bảo rằng các giám đốc điều hành của bạn đang được huấn luyện phù hợp và dẫn dắt bằng ví dụ.

  + Cho phép nhóm có không gian làm việc ảo hoàn toàn và kỹ thuật số: Chỉ định các ứng dụng năng suất, họp và cộng tác với nhóm CNTT của bạn. Với nền tảng đám mây tại chỗ và mạng được giám sát chặt chẽ, hãy đảm bảo rằng các nhóm có thể truy cập các tệp và bộ nhớ được chia sẻ, cũng như các công cụ quản lý quy trình làm việc và nền tảng truyền thông.
  + Thiết lập các công cụ công nghệ của bạn: Ngoài việc có phần mềm và nền tảng kỹ thuật số, hãy đảm bảo nhân viên của bạn có các thiết bị âm thanh và video chuyên nghiệp để kết nối với đồng nghiệp của họ và bất kỳ phần cứng nào khác để giao tiếp hiệu quả từ nhà.

  + Bắt buộc một nền văn hóa xem video: Việc bật video trong không gian gia đình có thể gây khó khăn và thường không ai muốn là người đầu tiên. Video giúp tăng cường sự tin cậy và giao tiếp, đồng thời cho phép rút ngắn thời gian họp, đồng thời với các tùy chọn tùy chỉnh hoặc làm mờ nền, nhân viên có thể cảm thấy thoải mái khi kiểm soát xem chó, con hoặc tác phẩm nghệ thuật của họ có thực hiện lần cuối trong cuộc họp nhóm hay không.
  + Chuyển đổi thông tin ngầm một cách hiệu quả thành kiến thức rõ ràng trong các nhóm ảo: Thông thường, rất nhiều thông tin tạo nên nền tảng của các hoạt động hàng ngày trôi chảy là không được nói ra hoặc ẩn ý và được học trong môi trường văn phòng. Tạo một hướng dẫn về các mã xã hội bất thành văn này áp dụng cho tất cả nhân viên.

      . Với các chức năng nhân sự của bạn, hãy phác họa các kỳ vọng dựa trên kết quả rõ ràng về các thước đo hiệu suất cho nhân viên từ xa.
      . Xây dựng các chuẩn mực hành vi và kỳ vọng rõ ràng, chẳng hạn như hoạt động và giờ làm việc, đồng thời sử dụng chúng làm tiêu chuẩn đánh giá nhân viên có thể làm việc và được đo lường.
Đối với người quản lý
- Cách quản lý nhóm ảo của bạn
- Với không gian và hệ thống làm việc kỹ thuật số từ công ty của bạn, hãy tạo ra một khuôn khổ giao tiếp rõ ràng và các phương pháp hay nhất cho nhóm của bạn để giúp họ quản lý thời gian và kỳ vọng của bạn về họ.
  + Luôn dẫn dắt bằng ví dụ và thiết lập các vòng phản hồi để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn có thể mô hình hóa hành vi, củng cố thói quen và làm cho nhóm của bạn cảm thấy thoải mái trong những thời điểm không chắc chắn này.

  + Kiểm tra các báo cáo riêng lẻ và tìm hiểu xem chúng đang điều chỉnh như thế nào. Đảm bảo rằng bạn hiểu những thách thức cá nhân của họ trong quá trình thích ứng và yếu tố trong các tình huống cá nhân của họ khi quản lý hiệu suất và kết quả.
  + Tạo một cuộc gọi video ngắn 10-15 phút vào đầu mỗi ngày với mỗi nhân viên từ xa. Nếu bạn quản lý một nhóm lớn, bạn có thể tổ chức một buổi họp mặt kéo dài 20 phút với cả nhóm. Nó không chỉ giúp duy trì giao tiếp hàng ngày mà còn cho biết thời điểm bắt đầu mỗi ngày làm việc và khơi dậy tinh thần làm việc.

  + Thiết lập các hành vi giao tiếp trong nhóm của bạn, để đảm bảo sự tin tưởng và cảm giác bình đẳng và loại bỏ các động lực trong nhóm hoặc ngoài nhóm. Công ty của bạn đã cung cấp cho bạn các công cụ, nhưng người quản lý phải thiết lập các kỳ vọng sử dụng và thực hành tốt nhất.
  + Tránh quản lý vi mô và thay vào đó tập trung vào việc theo dõi và quản lý kết quả. Sự hiện diện trực tuyến không phải là một chỉ số về năng suất và bạn sẽ cần tin tưởng nhóm của mình quản lý thời gian hiệu quả để mang lại kết quả mà bạn đã đặt ra.
  + Đảm bảo rằng tất cả các nhân viên từ xa đều có thể truy cập được các tệp và thư mục của nhóm được chia sẻ và các tài liệu làm việc luôn được cập nhật. Chia sẻ liên kết đến các tệp dựa trên đám mây đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc trên phiên bản mới nhất.

  + Chia sẻ lịch và tình trạng rảnh / bận của bạn để mọi người biết bạn đã lên lịch và khi nào họ có thể hoặc không thể liên hệ với bạn.
Đối với nhân viên công ty
- 6 thói quen tại văn phòng của những người thành công
- Tạo một văn phòng tại nhà có thể là một thay đổi lớn và bạn cần phải tìm một nơi nào đó thoải mái, an toàn và không bị phân tâm. Dưới đây là sáu điều cần thiết để thiết lập không gian làm việc của bạn và làm việc hiệu quả khi ở nhà.
  + Thiết lập một khu vực làm việc được chỉ định: Đây có thể không phải là một phòng riêng biệt, nhưng hãy xác định không gian làm việc của bạn và khiến nó không bị phân tâm nhất có thể, tránh xa tiếng ồn và sự lộn xộn. Hãy thử và tìm một nơi nào đó có ánh sáng tự nhiên, thông gió tốt và bề mặt làm việc tiện dụng.

  + Tạo thói quen thiết lập ngày làm việc của bạn: Thật dễ dàng để bắt đầu làm việc trong bộ đồ ngủ mà không cần ăn sáng, nhưng việc tắm rửa và mặc quần áo vào sẽ giúp bạn chuẩn bị tinh thần cho ngày làm việc và thiết lập các thói quen lành mạnh.
  + Thiết lập không gian làm việc ảo của bạn: Cho dù đó là các nhà cung cấp internet, phần mềm họp trực tuyến truyền thông hay có âm thanh chuyên nghiệp hoạt động với Teams, Zoom hoặc các nền tảng video và truyền thông khác, thì một hệ sinh thái công nghệ hoạt động sẽ là chìa khóa cho phép bạn giao tiếp và cộng tác.

  + Tiếp tục giao tiếp: Không có sự hiện diện thực tế và với việc thay đổi thói quen và thói quen hàng ngày, điều quan trọng hơn là phải tìm ra những cách mới để giao tiếp với đồng nghiệp của bạn. Bạn có thể đặt trạng thái hoặc cho các thành viên trong nhóm biết qua Slack, Nhóm hoặc email khi họ có thể hoặc không thể liên hệ với bạn.
  + Chăm sóc sức khỏe của bạn: Bạn thường cảm thấy không bao giờ là thời điểm thích hợp để nghỉ ngơi và mặc dù công việc từ xa có thể giúp bạn cân bằng cuộc sống trong công việc, nhưng nó cũng có thể khiến bạn khó ngắt kết nối. Duy trì cấu trúc trong ngày của bạn và đảm bảo xây dựng trong thời gian nghỉ.

  + Đặt ra các nguyên tắc cho gia đình và công việc của bạn: Thiết lập ranh giới rõ ràng với công việc để đảm bảo rằng bạn không phải “luôn luôn ở trên” và có sự chuyển đổi ngày làm việc rõ ràng với mục đích công việc và gia đình được vạch ra rõ ràng.
Các mẹo và lời khuyên bổ sung
1. Cách dẫn dắt cuộc họp ảo toàn diện bằng video
Hơn 67% nhân viên làm việc từ xa bị gián đoạn hoặc nói chuyện qua lại trong cuộc họp các cuộc họp trực tuyến, đây có thể là một môi trường khó khăn để điều hướng mà không có giao tiếp trong phòng diễn ra trực tiếp. Dưới đây là bốn mẹo để tổ chức các cuộc họp nhóm thành công và toàn diện trên nền tảng cộng tác ảo:

- Bật video để đảm bảo bạn có mặt và tôn trọng: Video nhân văn hóa sự cộng tác ảo và cho phép các cuộc họp ảo linh hoạt và giao tiếp hơn.
- Thường xuyên tạm dừng nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào: Cho phép người khác lắng nghe và cố gắng tránh bị gián đoạn.
- Nếu bạn không tham gia vào cuộc đối thoại, tốt nhất bạn nên tự tắt tiếng để tránh mọi âm thanh nền gây mất tập trung từ môi trường xung quanh.
- Theo dõi các cuộc trò chuyện trong cuộc họp để giải quyết các điểm hoặc đăng các câu hỏi đưa ra mà không làm gián đoạn những người khác có thể đang nói.
2. Văn hóa công ty: 3 cách để đoàn kết xã hội các nhóm ảo
- Những người làm việc từ xa có xu hướng cảm thấy bị cô lập, điều này có thể biểu hiện như sự cô đơn, nhưng cũng có những tác động tiêu cực hơn, chẳng hạn như mất cảm giác nhận dạng trong một tổ chức dẫn đến sự rã rời. Các nhà quản lý và trưởng nhóm phải suy nghĩ về cách họ gắn kết các nhóm của mình lại với nhau ngoài công việc liên quan đến nhiệm vụ, theo những cách xã hội.

- Điều cần thiết là thực hiện các hoạt động không liên quan đến công việc để gắn kết các nhóm này lại với nhau. Dưới đây là ba sáng kiến bạn có thể thực hiện để tập hợp nhóm của mình:
   + Giờ hạnh phúc ảo hoặc quầy bar thứ sáu
- Tiệc pizza ảo
- Kahoot hoặc các đêm đố vui / trò chơi khác
4. 4 Lý do tại sao cuộc họp video hiệu quả hơn cuộc họp trực tiếp
- Không có gián đoạn di chuyển giữa các cuộc họp video ảo. Bên cạnh tính linh hoạt mà họ cung cấp nếu bạn đang làm việc từ xa, báo cáo nhóm trực tiếp có thể rất mất thời gian vì rất dễ bắt gặp mọi người trong hành lang. Mặc dù điều đó mang lại những cơ hội sôi động và ít chính thức hơn, nhưng nó cũng giết chết rất nhiều thời gian.

- Có năng suất cao hơn với các cuộc họp ảo bởi vì khi cuộc họp có trong lịch của bạn mà bạn tham dự, cuộc họp đó hiệu quả hơn và thường có kết quả kinh doanh cao hơn từ một chương trình đã định.
- Video cũng tăng tốc giao tiếp kinh doanh và cung cấp trải nghiệm trực tiếp, đảm bảo những người tham gia có mặt, bật và chú ý đến những gì trong phòng.
- Các cuộc họp ảo mang lại sự cân bằng trong cuộc sống công việc tốt hơn, bởi vì chúng khiến bạn lưu tâm hơn về thời gian các cuộc họp kéo dài và những gì khẩn cấp, giúp bạn giải phóng thời gian hiện diện nhiều hơn và có mặt với đồng nghiệp hoặc gia đình.
Các sản phẩm đi kèm như:
- Jabra Evolve 75
- Jabra Evolve 75E
- Jabra Evolve 65
- Jabra Elite 65T
- Jabra Speak 710
- Jabra PanaCast
Thiết bị Jabra cung cấp các cơ hội việc làm toàn thời gian và làm việc tại nhà một cách linh hoạt được nhiều người lựa chọn và tin dùng.